Comment améliorer le fonctionnement de mon équipe ?
Une équipe peut être composée de personnes compétentes, engagées et de bonne volonté… et pourtant ne pas fonctionner aussi bien qu’elle le pourrait.
Des réunions qui s’éternisent, des décisions qui restent floues, des sujets qui reviennent régulièrement, des tensions entre certaines personnes, un manager trop sollicité, des responsabilités mal définies… Ces difficultés sont rarement liées à un seul problème.
Pour améliorer durablement le fonctionnement d’une équipe, il est utile de regarder plusieurs dimensions en même temps.
J’utilise pour cela une grille de lecture simple : la boussole d’une équipe. Elle permet d’explorer quatre dimensions : le projet, le cadre de fonctionnement, les compétences et la qualité relationnelle.
1. Le projet : savons-nous vraiment où nous allons ensemble ?
Avant de chercher à mieux s’organiser, une équipe a besoin de savoir pourquoi elle travaille ensemble et vers quoi elle veut aller.
Le projet donne du sens aux décisions et permet d’aligner les priorités. Il doit être suffisamment clair, partagé et connecté à la réalité du terrain.
Cela paraît évident. Pourtant, lorsque j’accompagne des équipes, je constate régulièrement que chacun a sa propre compréhension des priorités et la valeur ajoutée de l’équipe n’est pas explicitée.
Le problème n’est alors pas nécessairement le manque d’engagement. On peut être très engagé… mais pas dans la même direction.
Quelques questions permettent de tester cet alignement :
Quelle est notre mission collective ? Qu’attend-on réellement de nous ?
Quelles sont nos priorités aujourd’hui ?
Sur quoi devons-nous concentrer notre énergie ?
Qu’est-ce qui est important pour nous et que nous voulons préserver ?
Comment saurons-nous que nous avons réussi ?
Prendre le temps de répondre collectivement à ces questions permet souvent de remettre beaucoup de choses en perspective.
2. Le cadre de fonctionnement : avons-nous créé les conditions pour bien travailler ensemble ?
Un projet clair ne suffit pas. Encore faut-il que l’organisation permette de le mettre en œuvre.
C’est ici que l’on retrouve notamment la clarté des rôles et des responsabilités, mais aussi la façon dont l’équipe organise son travail collectif et vit sa propre culture.
Quels sont nos principes de fonctionnement ? Quelles sont nos valeurs ? Qu’est-ce qui est permis et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
Qui décide de quoi ? Qui est responsable ? Sur quels sujets faut-il se concerter ? Quelles informations doivent circuler ? À quel moment ?
Il est également utile d’interroger les rituels de l’équipe : réunions, points individuels, temps de coordination, comptes rendus, fréquence des échanges, interfaces avec les autres équipes…
Une réunion inefficace n’est d’ailleurs pas toujours un problème d’animation. Elle peut être le symptôme d’un fonctionnement plus globalement mal défini.
L’enjeu n’est donc pas d’ajouter des processus. Il est plutôt de mettre suffisamment de cadre pour faciliter l’autonomie, la coopération et la prise de décision.
3. Les compétences : avons-nous les moyens de notre ambition ?
Troisième point de la boussole : les compétences.
Une équipe peut savoir où elle veut aller et être correctement organisée, mais rencontrer malgré tout des difficultés parce qu’elle ne dispose pas encore de toutes les compétences nécessaires pour atteindre son objectif.
Il peut s’agir de compétences métier, bien sûr, mais également de compétences managériales ou transverses : décider, déléguer, donner du feedback, gérer un désaccord, coopérer entre métiers, conduire un projet, animer une réunion, prioriser…
La question intéressante n’est donc pas seulement :
« Quelles sont les compétences de chacun ? »
mais plutôt :
« De quelles compétences avons-nous collectivement besoin pour réussir ce que nous voulons accomplir ? »
Ce changement de perspective permet également de sortir d’une lecture trop individuelle des difficultés.
4. La qualité relationnelle : pouvons-nous vraiment travailler ensemble ?
C’est probablement la dimension la moins visible. Et pourtant, elle influence profondément les trois autres.
Une équipe efficace a besoin d’un niveau suffisant de confiance et de sécurité psychologique.
Cela ne signifie pas que tout le monde doit être d’accord ou que les tensions doivent disparaître.
Au contraire.
Si votre équipe fonctionne bien, vous avez dû entendre lors de votre dernière réunion :
« Je ne suis pas d’accord »
« Je n’ai pas compris »
« J’ai besoin d’aide »
« Je pense que nous faisons fausse route »
« J’ai fait une erreur »
La qualité relationnelle se construit notamment par la reconnaissance de l’autre, la capacité à exprimer les désaccords, à se remettre en question, à prendre des risques ensemble et à respecter la parole de chacun.
Une équipe dans laquelle les désaccords ne peuvent pas s’exprimer ne devient pas nécessairement plus harmonieuse. Les tensions se déplacent simplement ailleurs : non-dits, évitement, décisions peu appliquées ou discussions en dehors des réunions.
Par où commencer pour améliorer le fonctionnement de son équipe ?
Face à une équipe qui rencontre des difficultés, le réflexe consiste souvent à chercher immédiatement une solution : revoir les réunions, organiser un séminaire, clarifier les fiches de poste, former les managers…
Je préfère commencer par poser un diagnostic.
La boussole permet justement de prendre ce temps de recul :
Notre intention est-elle suffisamment claire et partagée ?
Notre mode de fonctionnement facilite-t-il réellement le travail ?
Avons-nous les compétences nécessaires ?
Et quelle est la qualité des relations au sein de l’équipe ?
Il n’est pas nécessaire que tout soit parfait partout. En revanche, un déséquilibre important sur l’un de ces quatre axes finit généralement par affecter les autres.
Un problème qui ressemble à première vue à un problème relationnel peut ainsi cacher un manque de clarté dans les responsabilités. Une difficulté d’organisation peut provenir d’un désaccord sur les priorités. Et une équipe très bien organisée peut rester peu performante si ses membres n’osent pas se dire les choses.
C’est pour cela que comprendre ce qui se joue avant d’agir est souvent la première étape d’une transformation durable.
Et le coaching d’équipe dans tout cela ?
Le coaching d’équipe crée un espace pour prendre ce recul collectivement.
Il ne s’agit pas pour le coach d’expliquer à l’équipe comment elle devrait fonctionner, mais de l’aider à observer son propre fonctionnement, mettre des mots sur ses difficultés, identifier ses forces et construire ses propres réponses.
Selon les besoins, le travail peut porter sur l’un ou plusieurs des quatre axes de la boussole : clarifier une intention commune, redéfinir les rôles et les modes de décision, développer certaines compétences collectives ou restaurer les conditions d’une coopération de qualité.
L’objectif est finalement assez simple : permettre à l’équipe de devenir plus consciente de son fonctionnement et plus autonome dans sa capacité à le faire évoluer.